Порядок заполнения электронных больничных листов работодателем

Содержание

Заполнение больничного листа

Порядок заполнения электронных больничных листов работодателем

Нарушения и ошибки в оформлении листка нетрудоспособности ведут к проблемам с ФСС. Рассказываем, какие нюансы учитывать и как заполнить больничный лист, чтобы соцстрах не отказал в зачете расходов по больничному.

Граждане, работающие по трудовому договору на предприятии любого типа в случае болезни имеют право на получение компенсации в виде выплат по листку нетрудоспособности. Заполнение больничного листа включает две части:

  • одну из них оформляет врач, который лечил человека на протяжении всего заболевания;
  • вторую часть заполняет работодатель — руководитель, главный бухгалтер, лицо, ответственное за ведение кадрового и финансового делопроизводства.

Оплачивается больничный лист частично из средств работодателя и в основном — из взносов, который платит наниматель за работника в социальный фонд. К слову, вовремя выплачивать все взносы и налоги, в том числе в ФСС и ПФР вам помогут специалисты сервиса Главбух Ассистент. Они возьмут под контроль вопросы, связанные с учетом и отчетность, и наладят график обязательных платежей в вашей компании. 

Чем отличаются бумажный и электронный больничный лист

Бланк листка нетрудоспособности имеет унифицированную форму, установленную в 2011 году. Официальный унифицированный бланк больничного листа имеет несколько степеней защиты:

  • водяной знак на в виде логотипа ФСС на обратной стороне;
  • штрихкод в верхнем правом углу (дублируется внизу на отрывном корешке);
  • уникальный 12-значный номер, расположенный внизу под штрихкодом.

С 2017 года законодательно введен электронный формат больничного листа, заполнение которого по принципу не отличается от внесения данных в бумажный бланк.

В будущем законодатели планируют полностью уйти от бумажной формы листка нетрудоспособности, чтобы упростить документооборот.

Однако на сегодняшний день полностью перейти на электронный формат оформления больничных листов пока невозможно, так как далеко не все организации имеют необходимое техническое оснащение. 

Образец заполнения больничного листа в бумажном варианте и электронной форме не имеет никаких различий. Проблемы могут возникнуть с коммуникацией предприятия с фондом социального страхования (ФСС). Прежде чем привести правила заполнения больничных листов работодателем в 2019 году, расскажем, что делать, если сотруднику оформили больничный в электронном виде. 

Для ведения электронного учета больничных листов необходимо соблюдение нескольких условий:

  1. Организация должна иметь соответствующую офисную технику (компьютеры) и подключение к сети.
  2. Для обмена данными с ФСС необходимо зарегистрироваться на официальном сайте организации как плательщик взносов.

Процесс регистрации производится на сайте Госуслуги и может занять определенное время. При оформлении электронного больничного листка работнику сообщают его номер, который он должен запомнить.

Максимум, чего можно ожидать от медучреждения в таком случае — выдачи талончика с номером электронного документа, который передается в базу ФСС.

Для заполнения электронного больничного листа работодателю нужно войти в личный кабинет на сайте ФСС и внести данные в ячейки, предназначенные для организации. 

Как рассчитать больничный лист в 2019 году по всем правилам

Представим, что вашему работнику в поликлинике оформили электронный больничный лист, он принес талон с номером в подтверждение своей болезни и права на пособие. При этом ваша организация на данный момент не имеет возможности, заполнить свою часть по причинам отсутствия технических и коммуникативных средств. Что делать? 

Работник должен обратиться в медучреждение и потребовать выдачу бумажного варианта больничного листа. Напоминаем, медицинская организация не имеет права отказать в выдаче бумажного листка нетрудоспособности по запросу человека или организации. 

Заполнение больничного листа врачом

Первую часть бланка листа нетрудоспособности заполняет лечащий врач. Он вносит в больничный лист такие сведения:

  • название и адрес медицинского учреждения,
  • первичный лист или продолжение предыдущего,
  • сведения о предыдущем листе (по необходимости),
  • дата выдачи документа,
  • ФИО пациента,
  • название предприятия, где работает сотрудник,
  • вид трудоустройства — основное место работы или по совместительству,
  • продолжительность болезни — от даты обращения до закрытия больничного листа,
  • дата, с которой человек должен приступить к работе. 

Больничный лист заверяется личной подписью врача и печатью медицинского учреждения. В таком виде он поступает к работодателю для дальнейшего оформления. Треугольная печать больницы должна стоять в верхней части под номером документа и в таблице с датами начала и окончания действия больничного листа. 

МРОТ в 2019 году, как влияет на зарплату

Порядок заполнения больничного листа работодателем:

  1. Одна клеточка бланка может содержать только один символ, независимо от того, буква это, цифра или знак.
  2. При написании букв или цифр нельзя выходить за рамки одной ячейки и соединять буквы в слова, как это делается при письме прописью.
  3. Для обозначения разделения между словами используется пропуск в одну клетку.
  4. Слова нужно писать печатными буквами от руки или при помощи печатных устройств. 
  5. При внесении сведений от руки используйте только черные чернила. 
  6. Если допущена ошибка врачом, работодатель не имеет права вносить изменения. Следует обратиться в медучреждение с просьбой выписать дубликат без ошибок. На повторном бланке указывают, что это дубликат. 
  7. Если ошибка допущена работодателем, ее можно исправить в соответствии с общепринятым правилами. 

Теперь приведем пошаговую инструкцию и образец заполнения листка нетрудоспособности в 2019 году. 

Шаг первый — укажите название организации. Если у компании есть сокращенный вариант наименования, укажите его. Если сокращенного названия нет, вносите наименование организации полностью, соблюдая правила. 

Шаг второй — укажите сведения о виде трудоустройства работника. Для обозначения нужно поставить галочку в соответствующей клетке (основное или по совместительству).

Важно! Если специалист работает в нескольких организациях по совместительству, он имеет право взять несколько больничных и предоставить их всем работодателям

Шаг третий — укажите код ФСС и код подчиненности. В графе «Регистрационный №» надо указать цифровой код, полученный предприятием при регистрации в ФСС, далее — код отделения, к которому прикреплена организация. 

Минздрав меняет предельные сроки больничных

Шаг четвертый — внесите страховые и налоговые сведения о работнике (СНИЛС и ИНН). Можно не указывать номер ИНН, а вот номер СНИЛС обязателен. 

Шаг пятый — при наличии особых условий начисления пособия укажите их в одноименной графе. Под особыми условиями подразумевается различные обстоятельства, которые влияют на размер и механизм начисления пособия. При заполнении больничного листа работодателем, не сведущем в особых обстоятельствах, рекомендуем обратить внимание на обратную сторону бланка. Там указаны все коды для обозначения особых обстоятельств. 

Шаг шестой — информация об акте о получении травмы. Графа «Акт формы Н-1» предназначена для введения номера акта, который составляется при получении работником травмы. Во всех других случаях это поле не заполняется. 

Шаг седьмой — заполнение графы «Дата начала работы». Этот раздел заполняется в исключительных случаях, если работник не приступил к работе после окончания больничного. Такой проступок служит поводом для расторжения трудовых соглашений. В этом случае работодатель вводит в поле дату начала работы по трудовому договору. 

Шаг восьмой — обозначение страхового стажа и нестраховых периодов. Страховой стаж — это суммарное число, включающее в себя все периоды, когда за работника вносились страховые взносы, включая службу в армии, органах МВД. Нестраховые периоды — это служба в рядах ВС или МВД, начиная с начала 2007 года. Если период службы пришелся на более ранний период или данные сведения неизвестны, поле заполнять не нужно.

Шаг девятый — период болезни работника. В графы вносится даты открытия и закрытия больничного листа. 

Шаг десятый — средний годовой и средний дневной заработок. Для вычисления суммы среднего годового заработка берутся все выплаты работнику, по которым были уплачены страховые взносы. Средний дневной заработок получают делением суммы годового заработка на число рабочих дней.

Шаг одиннадцатый — вычисление суммы пособия. Сначала работодатель высчитывает сумму, которую он выплачивает сотруднику из собственных средств. Она рассчитывается на основе среднего дневного заработка. По закону первые 3 дня больничного оплачивает предприятие, остальные дни больничного — ФСС. Особый случай, который стоит учитывать при заполнении больничного листа — выплаты по беременности и родам. В данном случае больничный полностью оплачивается из фонда. 

В завершении заполнения больничного листа в соответствующие графы нужно внести ФИО руководителя, главного бухгалтера. Напротив имен должны стоять подписи каждого.  Заполнение больничного листа может показаться трудной задачей, особенно если кроме бумажных дел вам приходится решать много насущных проблем, связанных с бизнесом. Чтобы не тратить время на рутинные задачи, передайте их на аутсорс и экономьте время, оплачивая только реально оказанные услуги.

В случае введения неверных данных (например, при ошибке в расчете заработной платы), работодатель вправе внести исправление.

Сделать это несложно:

  • надо зачеркнуть одной линией неверные сведения,
  • на обратной стороне листа указать название графы, где допущена ошибка и внести правильные данные,
  • после отражения всех правильных сведений написать «исправленному верить»,
  • напротив этой фразы написать ФИО руководителя, напротив которой он должен расписаться,
  • заверить исправления печатью организации.

Образец заполнения больничного листа с исправлениями на фото

Источник: https://www.business.ru/article/1966-zapolnenie-bolnichnogo-lista

Пошаговая инструкция по заполнению больничного листа работодателем

Порядок заполнения электронных больничных листов работодателем

Официальная бумага, которая подтверждает, что трудящийся гражданин отсутствовал на своем рабочем месте из-за болезни, травмы или по иным основаниям (беременность, роды), называется листок нетрудоспособности. Такой документ может выдать только лечебное учреждение, в которое непосредственно обратился заболевший работник.

Чиновники утвердили унифицированный бланк еще в 2011 году. Такой формат предусматривал оформление листков нетрудоспособности исключительно в бумажном виде. Однако уже в июле 2017 года законодатели внесли очередные изменения в действующее законодательство. Определено, что унифицированный бланк теперь можно оформить не только в бумажном варианте, но и получить электронную форму больничного листа, в 2019 году например.

Читайте также  Какую ответственность несет работодатель за незаконное увольнение?

Бумажный бланк листков нетрудоспособности отнесен к формам строгой отчетности. Каждый документ имеет несколько ступеней защиты, чтобы избежать подделок. Ведь именно ЛН является основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Итак, у каждого бланка свой уникальный номер и штрихкод, который располагается в верхнем правом углу и дублируется ниже, под линией отрыва на корешке. 12-значный шифр и штрихкод формируются в произвольном порядке, что позволяет добиться максимальной защиты от мошенников. На оборотной стороне документ имеет водяной знак в виде логотипа Фонда социального страхования.

Сам документ имеет голубой цвет, поля для внесения информации — бледно-желтого оттенка. Лицевая сторона отведена для заполнение листка нетрудоспособности работодателем и врачом, а на обороте содержится важная информация по составлению.

Общий порядок заполнения

Повторимся, что документ должен быть составлен корректно. Специальный электронный сканер, который считывает информацию с листка нетрудоспособности, должен распознать все зафиксированные данные.

Неточности могут препятствовать полноценному сканированию. Следовательно, незначительная помарка или описка может стать причиной отказа в выплате пособия больному работнику. Именно поэтому так важна правильность заполнения больничного листа в 2019 году.

Определим ключевые правила заполнения больничного листа в 2019 году:

  1. Информацию можно вписать в бланк от руки или же использовать для этого печатные устройства.
  2. Если данные регистрируются вручную, используйте только черные чернила.
  3. Шариковую ручку использовать нельзя! Вписывайте сведения гелевой, перьевой или капиллярной ручкой.
  4. Одна ячейка может содержать только один символ — букву, цифру, знак.
  5. Вписанный символ не должен соприкасаться с краями отведенной ячейки, а также выходить за его рамки.
  6. Вносите сведения заглавными прописными буквами.
  7. Для обозначения пробела между словами оставляется одна пустая ячейка.

Названия организаций нужно указывать в сокращенном формате, если таковые предусмотрены учредительными документами. В противном случае вписывайте название полностью, если места недостаточно — прервитесь на полуслове. Мельчить и втискивать слова в отведенное поле нельзя, сканер не сможет распознать информацию.

Образец больничного листа 2019: инструкции для врача

Первый раздел бланка должен заполнять лечащий врач или иной ответственный работник медицинской организации. Определим лишь особые моменты, как заполняется больничный лист медработником.

Итак, первый и самый важный этап: врач делает отметку о том, какой документ выдается: первичный или дубликат. Напомним, что если врач допустил ошибку и нарушил порядок заполнения листка нетрудоспособности в 2019 году, то взамен бланка с ошибкой следует оформить новый документ, то есть дубликат.

Теперь медработник должен внести следующую информацию:

  1. Сведения о первичном листке нетрудоспособности, если оформляется продолжение болезни.
  2. Наименование лечебного учреждения (краткое при наличии), адрес места нахождения и ОГНР.
  3. Дата выдачи документа больному.
  4. Ф.И.О. пациента и дата его рождения. Отчество укажите при наличии.
  5. Название организации, в которой трудится больной (записывается с его слов).
  6. Вид трудоустройства: по основному месту или по совместительству.
  7. Отдельные сведения о случае нетрудоспособности (при наличии).
  8. В таблице вносится информация о продолжительности болезни, Ф.И.О. и должность врача, его подпись.
  9. Дата, с которой пациент должен приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.

Правильно оформленный больничный лист 2019 заверяется печатью лечебного учреждения и только потом передается на руки больному. Бумажный документ должен быть передан нанимателю. Как выглядит больничный лист в 2019 году с печатями, фото из интернета:

Далее рассмотрим образец, как правильно заполнить больничный лист работодателю 2019

Пошаговая инструкция, как заполнять больничный лист работодателю: образец 2019

Если ошибку при составлении документа допустит работодатель, то новый бланк, конечно, никому не выпишут. Придется исправлять неточности и описки по установленным правилам. Чтобы избежать помарок, правильно заполняем больничный лист 2019, пример заполнения представим в виде пошаговой инструкции.

Шаг № 1. Наименование работодателя

В отведенных ячейках заглавными прописными буквами вписываем сокращенное наименование организации. Если сокращенного наименования не предусмотрено в учредительной документации, вписывайте полное. Учитывайте образец и пример заполнения больничного листа в 2019 году работодателем, прервитесь, когда ячейки поля закончатся. Кавычки ставить не нужно. Пробел между словами — одна пустая клеточка.

Шаг № 2. Вид трудоустройства

Определяем, по какому месту работу трудоустроен болевший сотрудник: по основному или по совместительству. Поставьте галочку в соответствующей клетке образца заполнения больничного листа в 2019 году по-новому.

Напомним, что специалисты, работающие по совместительству сразу в нескольких компаниях, имеют право предоставить листок нетрудоспособности каждому из нанимателей. В таком случае в медицинском учреждении оформляют сразу несколько бланков — по одному на каждого работодателя.

Шаг № 3. Код регистрации в ФСС и код подчиненности

В данном поле необходимо указать код, который был присвоен компании при регистрации в территориальном отделении Фонда социального страхования. Напомним, что представители ФСС регистрируют страхователей самостоятельно. Процедура внесения организации в информационные базы Соцстраха проводится на основании сведений, которые рассылает Федеральная налоговая служба при постановке налогоплательщика на учет.

Код подчиненности идентифицирует филиал ФСС, к которому прикреплен наниматель. Указываем 4-значный код филиала. Если компания прикреплена к головному офису Фонда (не к филиалу), то код состоит из 5 символов.

Шаг № 4. ИНН и СНИЛС специалиста

Указываем номер страхового свидетельства болевшего работника, оформленный в ПФР. ИНН указывается только при его наличии. Если у работника не оформлен ИНН либо сведения о коде отсутствуют, то оставьте поле пустым.

Шаг № 5. Особые условия для расчета пособия

В некоторых случаях начисление пособия по болезни может отличаться от общепринятых норм. Для каждой исключительной ситуации предусмотрен свой уникальный код. Все виды особых условий исчисления перечислены на оборотной стороне бланка (коды с 43 по 51).

Шаг № 6. Производственные травмы

Если листок нетрудоспособности был выписан из-за того, что работник получил травму на производстве, то необходимо заполнить специальное поле в бланке. Это дата, от которой был оформлен акт формы Н-1. Если болезнь сотрудника не связана с травмами на производстве (образец оформления больничного листа работодателем 2019 год), данное поле не заполняют.

Шаг № 7. Дата начала работы

В большинстве случаев данное поле в образце заполнения больничного листа работодателем в 2019 году остается пустым. Его придется заполнить, если работник нарушил сроки, в которые он должен был приступить к работе.

Такое нарушение становится основанием для аннулирования трудового договора с наемным специалистом.

Если договор был расторгнут, то «дата начала работы» в больничном листе — что ставить в 2019 году? В данном поле укажите дату начала работы по трудовому соглашению.

Шаг № 8. Страховые и нестраховые периоды

Страховой стаж — это все периоды трудовой деятельность работника, в которые он был застрахован, а наниматель платил за него страховые взносы ВНиМ. Обычно это периоды работы по трудовым договорам. Однако в общий страховой стаж придется включить и периоды службы в органах внутренних дел, а также периоды военной и гражданской службы.

Источник: https://clubtk.ru/forms/bolnichnie/poshagovaya-instruktsiya-po-zapolneniyu-bolnichnogo-lista-rabotodatelem

Действия работодателя с электронным больничным листом в 2019 году — Evle

Порядок заполнения электронных больничных листов работодателем

Оформление больничных уже давно поставлено на поток, однако, до настоящего момента они были только в бумажном виде. Сейчас же, учитывая активное внедрение в жизнь людей компьютеров и интернета, всё большее количество документов получают возможность передаваться в электронном виде. Больничные листы не могла обойти такая тенденция. О действиях работодателя для оформления электронных больничных листов в 2019 году будет эта статья.

Необходимость перевода в электронный вид

Инициатива аргументирована так:

  • Хранение документации на бумажных носителях необходимо снижать, потому что цифровой вид упрощает взаимодействие с ними, а также сортировку и архивирование.
  • Так как больничные листы – это один из самых часто подделываемых документов, компьютерная версия позволяет ещё больше усилить меры информационной безопасности, а также предпринять новые технологии для проверки подлинности.
  • Электронные версии позволяют проще отслеживать и передавать сведения между физическими лицами и организациями.

Но не всё так просто. Несмотря на то что оформление электронных листков нетрудоспособности разрешено, выдать их могут только при выполнении следующих условий:

  1. Работодатель имеет учетную запись с личным кабинетом на сайте ФСС.
  2. У медицинского учреждения, где планируется получить справку, подключена система для работы с электронными версиями.
  3. У сотрудника компании есть оформленное согласие на выдачу документа не только в бумажном виде, который сейчас выглядит так.

Если любое из этих требований не будет выполнено, то больничный оформят как обычно.

Порядок формирования документа

В медицинском учреждении электронный лист временной нетрудоспособности будет составляться, следуя таким шагам:

  1. Человек заболел и сообщает своему врачу, что хочет взять электронный лист нетрудоспособности. Также нужно сказать, что работодатель участвует в этой программе и может предоставить любые необходимые данные. Дополнительно понадобится заявление на выдачу цифровой формы и СНИЛС (или хотя бы его номер).
  2. Доктор делает запрос в особую систему «Соцстрах», чтобы будущему документу дали код. Вместе с ним в специальной программе происходит заполнение листа.
  3. Код будет передан пациенту.
  4. Когда документ заполнен окончательно, врач заверяет его электронной подписью для дополнительной безопасности.
  5. Медицинское учреждение тоже ставит свою цифровую подпись.
  6. Лист отправляется в систему «Соцстрах».

Оформление таких больничных бесплатное. Вот как выглядит программа, в которой заполняются данные для неё:

Действия работодателя с ЭЛН

После того как работник узнает номер созданного для него электронного больничного листа, он должен передать его работодателю. Далее события будут развиваться по следующему алгоритму:

  1. Бухгалтерия или отдел кадров получает номер документа и СНИЛС работника.
  2. По этим данным они делают запрос в Фонд Социального Страхования для подтверждения существования записи в системе с таким номером.
  3. Когда лист направляется в компанию, где работает пациент, специалисты исправляют возможные ошибки, и вписывают в свой блок информацию, который так и называется — «Заполняется работодателем». Там отмечаются: название компании, должность застрахованного лица, ИНН, информация о его стаже и заработной плате, время больничного, ФИО нанимателя и заполняющего документ должностного лица и другие данные.
  4. Программа на основе введенной информации рассчитает необходимое пособие.
  5. Пособие выплачивается работнику, оформившему больничный лист, а оповещение об этом и сумма сообщается в ФСС.

Стоит сделать несколько важных замечаний по поводу действий работодателя:

  1. Чтобы сотрудники могли пользоваться такими возможностями, их наниматель обязательно должен быть зарегистрирован в системе. Для этого:
  • Необходимо получить электронную подпись или, если она уже есть, удостовериться, что она подойдёт для работы с ФСС.
  • После нужно пройти обязательную полную регистрацию на сайте Госуслуги, причем не только работодателю, но и всем сотрудникам компании.
  • Третьим шагом — заключить с ФСС договор о сотрудничестве. Он передаётся в отделение Фонда на специальном бланке, который можно скачать здесь. Потом на их сайте, используя логин и пароль в личном кабинете, можно будет: печатать и экспортировать листы, просматривать их без возможности редактуры, проверять журналы внесения изменений в ЭЛН и выплат пособий, получать уведомления о закрытии листов сотрудников.
  1. После процедуры регистрации работодатель обязан сообщить работникам о новых возможностях. Не менее важно грамотно проинформировать о том, что листы можно делать и на бумажном носителе, а также объяснить оформление ЭЛН пошагово.
  2. Обязательно проинформировать бухгалтерию или кадровый отдел о внесении изменений в политику компании, чтобы те скачали необходимое программное обеспечение и были готовы обрабатывать запросы, ведь такие документы должны оформляться быстро.

Наниматель сможет получить ЭЛН только после его закрытия. До этого его можно будет просмотреть, но не полностью – диагноз зашифруется для сохранения врачебной тайны.

Читайте также  Как работодатель проверяет соискателя?

Преимущества и недостатки ЭЛН

Многие граждане могут решить, что оформление электронного документа – это слишком сложно, и заняться хлопотами с бумажной версией, которая продолжает существовать, и, вопреки распространённому мнению, будут действовать ещё очень долго. Но чтобы точно определить, что лучше, стоит узнать подробнее о системе создания ЭЛН.

Необходимо понять не только как она работает, но и в чем её плюсы и минусы. Так, среди преимуществ можно отметить:

  1. Если в документ необходимо будет внести дополнения, к примеру, при продлении больничного, то это легко можно сделать прямо через компьютер. Не менее просто будет закрыть лист, потому что в его электронную версию просто вносится соответствующая информация и после заверения подписями решение вступает в силу. А данные об этом сохранит система «Соцстрах».
  2. Обязательное добавление двух электронных подписей и защищённость каналов связи позволит защитить информацию из больничных листов только для пациентов и медицинских учреждений, а также избежать похищения и подделок.
  3. Такие документы невозможно испортить.
  4. Их легче и быстрее заполнять, что позволит врачам освободить больше времени на выполнение прямых обязанностей.
  5. Расчет пособий упрощён, и его нельзя изменить искусственно.
  6. Учитывая высокую степень защиты и цифровые ресурсы, данные не будут множество раз проверяться на всех этапах оформления электронного больничного листа.
  7. Упрощена транспортировка, хранение документации.

О недостатках тоже стоит говорить, поэтому в их число обычно вносятся:

  1. Необходимость обучения медицинского персонала пользоваться программами для создания больничных листов. Старшее поколение может оказаться под угрозой увольнения, если не покажет успехи в освоении новых технологий.
  2. Невозможно оформлять лист при вызове врача на дом.
  3. Как и у любой информации, находящейся в сети, есть опасность её порчи или полного удаления из-за хакерских атак или вирусов.
  4. Человеческий фактор не будет исключен полностью.
  5. Электронная система может сбоить и требует постоянного контроля.
  6. Все медицинские учреждения придётся оснащать компьютерами в обязательном порядке.
  7. Необходимость иметь штатного программиста, который будет оперативно исправлять ошибки или чинить технику, если у медработников возникнут сложности.

Электронный больничный лист — это хорошая и правильная идея, которая может оказаться очень полезной, если будет верно реализована. Пока она только начинает входить в жизнь работающих граждан, говорить о её будущем трудно и есть недостатки, которые нужно решить и достоинства, требующие совершенствования. Остаётся надеяться, что эта система приживётся и будет признана полезной как пациентами, так и врачами, не становясь для них дополнительным бременем.

Действия работодателя с электронным больничным листом в 2019 году Ссылка на основную публикацию

Источник: https://evle.ru/zarplata-i-kadry/dejstviya-rabotodatelya-s-elektronnym-bolnichnym-listom-v-2019-godu

Электронный больничный порядок применения. ошибки оформления — Бухгалтерия

Порядок заполнения электронных больничных листов работодателем

Зачем нужны электронные больничные листы?

В разные сферы жизни регулярно внедряются многочисленные инновационные технологии, значительно упрощающие жизнь граждан. Сюда относится и медицина, поэтому все чаще формируются электронные медицинские карты и больничные листы.

Не все компании принимают от работников такие документы, но их использование считается выгодным для медицинских организаций. Поэтому следует разобраться в правилах работы с документацией.

Предназначение цифровых больничных

Использование электронного больничного дает возможность решать сразу несколько важных задач.

К ним относятся:

  • упрощается процедура сотрудничества медицинских учреждений с руководителями разных предприятий, чьи работники заболевают;
  • ускоряется взаимодействие ФСС с медицинскими компаниями;
  • снижается количество бумаг, участвующих в обороте между разными организациями;
  • повышается эффективность контроля над подлинностью тех или иных документов, поэтому процедура выдачи больничных листов становится прозрачной.

По законодательству выписывать такие больничные могут все медицинские организации.

Но для этого должны удовлетворяться некоторые требования:

  • руководитель гражданина должен быть зарегистрирован на сайте ФСС, поэтому у него должен иметься личный кабинет на этом ресурсе;
  • медицинская организация должна подключаться к информационной системе, специально созданной для предоставления электронных больничных;
  • больной должен оформить и подписать согласие, в котором указывается на возможность получения цифровой документации.

Что такое электронный больничный лист и зачем его ввели? Ответы в видео:

Если не соблюдается хотя бы одно из вышеуказанных условий, то выдаваться должен исключительно бумажный больничный.

Законодательное регулирование

Процедура выдачи электронных документов медицинскими организациями регулируется разными нормативными актами. К ним относится:

  • ФЗ №86, на основании которого была запущена система использования цифровых документов во всех регионах;
  • ФЗ №255 представлен основным законодательным актом, на основании которого работодатели должны страховать своих работников, а в этом законе содержится возможность пользоваться для получения пособий от работодателей больничными, представленными в электронном виде;
  • ПП №1567 утверждает инструкцию, на основании которой должны сотрудничать работодатели с медицинскими учреждениями и ФСС;
  • Приказ Минздравсоцразвития №624н содержит данные о том, каким способом должны выписываться электронные больничные.

Как правильно оформить справку 2-НДФЛ? Читайте здесь.

Плюсы и минусы

Цифровой больничный лист обладает многими плюсами:

  • упрощается процесс оформления больничного;
  • невозможно его испортить;
  • сложно подделать листок;
  • отсутствуют ошибки при расчете пособия;
  • ФСС перестает проводить многочисленные проверки компании.

К минусам документа относится:

  • невозможно составить документ врачом, вызванным на дом;
  • многие пожилые люди не могут понять принцип действия такой документации;
  • за счет вирусов или атак хакеров могут изменяться или уничтожаться данные;
  • увеличиваются расходы фирм, необходимые для покупки компьютеров и ПО;
  • если врач не разберется в правилах заполнения документа, то это может привести к разным проблемам для пациента при внесении неверных сведений.

Поэтому такой способ оформления больничного считается пока не слишком распространенным.

Многие бизнесмены не знают, каким образом должны приниматься электронные документы от наемных специалистов. Процедура считается простой, но для этого важно присоединиться к системе.

Для использования электронной документации выполняются работодателем последовательные этапы:

  • первоначально с ФСС составляется специальное соглашение, на основании которого осуществляется взаимодействие с помощью электронных документов;
  • оформляется усиленная ЭЦП;
  • покупается и устанавливается на компьютер бухгалтера компании необходимое обеспечение;
  • в учетную политику компании вносятся нужные изменения, указывающие, что фирма принимает электронные документы, к которым относятся и больничные листы;
  • регистрируется личный кабинет на сайте ФСС, для чего предварительно требуется зарегистрироваться на Госуслугах.

Преимущества электронных больничных.

Именно с помощью личного кабинета происходит обмен сведениями с ФСС. Электронный вид больничного листа можно увидеть так же в этом кабинете.

Важно! Работодатели сами выбирают, будут ли они подключаться к этому сайту, но если принимается отрицательное решение, то работники смогут пользоваться исключительно бумажными листами.

Цифровой больничный лист состоит из четырех разделов.

Непременно в нем содержится информация:

  • место трудоустройства человека;
  • период, на который выдается больничный в днях;
  • квалификация и ФИО лечащего врача;
  • коды нетрудоспособности.

Дополнительно имеется раздел, заполняемый работодателем. Сюда вносится название компании, ее адрес и номер регистрации.

Вписывается ИНН работника, его средний заработок за два года работы, страховой стаж, периоды, являющиеся не страховыми, а также дата, когда гражданин сможет выйти на работу. Указывается ФИО руководителя и главного бухгалтера организации.

В электронном листе должны иметься те же сведения, что и в бумажном документе.

Правила заполнения

Процедура внесения сведений в электронный документ делится на этапы:

  • выявляется определенное заболевание у гражданина;
  • при общении с врачом он должен сказать о необходимости оформления листка нетрудоспособности;
  • доктору следует сообщить о том, что компания, в которой работает гражданин, является участником системы ФСС;
  • заполняется заявление о согласии использования электронной документации;
  • передается врачу СНИЛС;
  • доктором составляется запрос в интернете, на основании которого больничному листу присваивается номер;
  • заполняется с помощью установленного на компьютере обеспечения документ, причем его номер надо сообщить пациенту;
  • как только больничный будет заполнен, врач осуществляет его удостоверение ЭЦП;
  • документация далее направляется по интернету в ФСС.

Как заполнить электронный больничный лист? Смотрите видео:

Важно! Нередко требуется продлить больничный, для чего вносятся нужные сведения в электронный документ.

Как только больничный будет закрыт, то делается в листе нетрудоспособности нужная запись, после чего она заверяется ЭЦП врача и медицинского учреждения.

Как действует кадровая служба

Как только работник узнает номер листка, то он должен сообщить эту информацию работодателю. Работники кадровой службы или бухгалтерии запрашивают данные о документе в ФСС.

Могут ли уволить работника, если тот на больничном? Узнаете по ссылке.

Далее происходит автоматический расчет пособия для работника. Специалисту назначается выплата, о размере которой руководитель фирмы сообщает работникам ФСС.

Как оплачивается

Оплата производится таким же образом, что и по обычному бумажному документу. Отличие заключается в том, что средства перечисляются на счет работника сразу после закрытия документа, поэтому не требуется ждать зарплаты или аванса.

Важно! Работники могут убедиться в правильности расчета во время использования калькулятора на сайте ФСС.

Как поступить при выявлении ошибок

Если в электронном документе имеются ошибки, например, неправильно указаны ФИО пациента или использовались неверные данные о сроке больничного, то надо обратиться в медицинскую организацию за дубликатом.

Вносятся изменения на основании запроса, заверяемые ЭЦП клиники.

Что делать, если работодатель не получил

Если фирма не является участником данной системы, то она принимает от своих работников только бумажные листы.

Источник:

Электронный больничный лист в 2018 году: как оформить и заполнять

С 1 июля 2017 года сотрудники могут принести в бухгалтерию электронный больничный лист (ЭЛН). Узнаете, как открыть личный кабинет ФСС, как выглядит электронный больничный, пример и образец заполнения электронного больничного листа.

Закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ ввел в действие электронный больничный (листок нетрудоспособности). Новый формат листка позволит медицинским организациям и работодателям сократить время оформления документа, минимизировать количество ошибок при его заполнении, а также исключит возможность подделки листков временной нетрудоспособности.

Личный кабинет ФСС: электронный больничный листок

Электронные больничные формируют в автоматизированной системе ЕИИС «Соцстрах». Если организация – ее участник, бухгалтер сможет работать с электронными листками тех поликлиник и больниц, которые подключены к системе.

Чтобы осуществить переход на электронные больничные листы, организация должна иметь личный кабинет на сайте ФСС . В нем бухгалтер сможет посмотреть лист сотрудника и заполнит свою часть бюллетеня.

Посмотрите на схеме, как происходит взаимодействие между работником, организаций и ФСС. Сразу станет понятно, как работать с электронными больничными работодателю.

Чтобы подключиться к работе в ЕИИС «Соцстрах», нужна электронная подпись для больничных листов (ЭЦП), которая должна быть совместима с системой ФСС. Ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре, ближайший из которых можно найти на сайте Минкомсвязи.

Далее, чтобы работать с больничным, нужно зарегистрировать руководителя и организацию через госуслуги. Руководитель регистрируется в качестве физлица с подтвержденной учетной записью. Это последний третий уровень, который даст доступ ко всему функционалу портала. Чтобы его получить, руководитель сначала должен подтвердить личность. Для этого ему нужно:

  • обратиться в Центр обслуживания;
  • получить код подтверждения личности по почте;
  • воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью или универсальной электронной картой.

Затем организация создает свою учетную запись на портале госуслуг. Порядок регистрации прописан на сайте gosuslugi.ru/legal-entity.

Чтобы работать в информационной системе, надо заключить соглашение с ФСС по электронным больничным листам. В нем будет прописан регламент обмена электронными документами между страхователем, ФСС и медорганизацией. Бланк можно скачать на сайте регионального отделения фонда. Его надо заполнить, подписать руководителем и подать в свое отделение ФСС.

Как подготовить сотрудников к переходу на электронные больничные листы

Если организация готова работать с электронными больничными листками нетрудоспособности, работодателю необходимо объявить об этом сотрудникам. Объясните сотруднику, что для оформления электронного больничного врач сначала должен получить письменное согласие пациента.

Читайте также  Наказание работодателя за нарушение трудового законодательства

Кроме того, работник может сам отслеживать свой больничный и начисления по нему. Для этого нужна учетная запись третьего уровня на портале госуслуг. Получить ее можно так же, как это сделал руководитель.

Также сотрудников можно предупредить о том, что электронные больничные не обязательны, и бухгалтерия по-прежнему работает и с бумажными листками.

Как оформить больничный в медорганизации

Чтобы оформить электронный лист, врач попросит сотрудника дать письменное согласие. Смотрите типовую форму информированного добровольного согласия на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа и обработку персональных данных.

Скачать бланк письменного согласия

Врач оформит больничный и выдаст сотруднику распечатанный талон. В талоне будет указано:

  • номер листка нетрудоспособности;
  • период нетрудоспособности;
  • дата, когда сотрудник должен прийти на повторный прием к врачу.

Этот талон сотрудник должен передать работодателю. Когда врач закроет больничный, бухгалтер рассчитает пособие и заполнит свою часть больничного листка.

Как заполнить электронный больничный лист в программе

Заполнить электронный лист работодателю можно с помощью программы для подготовки расчетов либо в личном кабинете страхователя на сайте ФСС.

Специальная программа для заполнения больничного – это «АРМ Подготовка расчетов для ФСС». Скачать программу можно на сайте ФСС.

Электронные больничные листы в 2018 году: пример

Чтобы обработать больничный на сайте фонда, нужно войти в личный кабинет страхователя под логином и паролем, который получила организация на портале госуслуг.

Система запросит подтверждение для доступа к электронно-цифровой подписи. Выбрать сертификат надо из списка, если их несколько. В личном кабинете будет список всех листков нетрудоспособности сотрудников организации. Бухгалтер сможет получить информацию только о закрытых листках. 

Затем надо запросить нужный больничный в базе данных ФСС. Для этого вводят номер листка и СНИЛС сотрудника, а затем выбирают кнопку «Получить ЛН».

На экране появится больничный. Бухгалтер может его сохранить, распечатать, экспортировать и т. д. Искать листы можно также при помощи фильтров: по ФИО сотрудника, СНИЛС, статусу и номеру больничного листа.

Чтобы внести данные, нужно открыть вкладку «Заполняется работодателем». Заполните эту часть листка так же, как и бумажный бюллетень. Внесите:

  • наименование организации, регистрационный номер, код подчиненности, ИНН, инициалы руководителя и главбуха;
  • средний заработок для пособия, средний дневной заработок сотрудника, страховой стаж, нестраховые периоды, даты и сумму пособия.

Источник: https://buchgalterman.ru/zakony/elektronnyj-bolnichnyj-poryadok-primeneniya-oshibki-oformleniya.html

Инструкция по заполнению электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) в 2019 году — скачать, пример заполнения, образец

Порядок заполнения электронных больничных листов работодателем

Больничные листы оформляются в ситуациях, когда официально оформленный на предприятии сотрудник не может выполнять свои обязанности из-за болезни.

В 2017 году кроме бумажных документов, которые были доступны и ранее, начали использоваться электронные листки нетрудоспособности.

Они позволяют передавать информацию быстрее, используя общую базу данных для ФСС, работодателя и медицинских сотрудников.

Специалистам пригодится инструкция по заполнению электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) в РФ в 2019 году, ведь несмотря на большее удобство, ошибки все равно остаются нежелательными.

Общие моменты

Кроме бумажного типа больничного листка, действовавшего еще с прошлого века, на данный момент можно использовать и электронный метод фиксации информации.

Пациент, приходя в врачу, пишет согласие на формирование именно электронного больничного, исходя из этого, врач вносит его данные в базу, где они доступны и другим участникам.

Письменное согласие человека является основополагающим, так как его персональные данные передаются в электронную базу, и несмотря на защиту, могут стать доступны посторонним людям.

Если работодатель не хочет, или технически неспособен обеспечить такой документооборот, он может продолжать пользоваться бумажным форматом.

Но подготавливать базу для полного перехода на онлайн-листки все же нужно, так как одновременное действие обоих разновидностей больничных будет скорее всего временным.

Чтобы зарегистрироваться в системе, достаточно иметь профиль юридического лица на сайте Госуслуги, а вход в личный кабинет в системе ФСС может осуществляться с его помощью.

Для бухгалтера необходимо предусмотреть наличие электронной цифровой подписи, это же требование относится и к врачам, для которых необходима квалифицированная подпись для взаимодействия с документами.

Когда врач закрывает больничный, он сообщает человеку номер его больничного документа, который передается работодателю. Никаких бумаг передавать не нужно, как и от работодателя в ФСС.

схема взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН

Какими законодательными актами регулируется

Электронные листы были введены в 2017 году с помощью закона 86-ФЗ, главной задачей которого было изменение аспектов других законов.

В частности, этому подверглись нормативные акты “Об обязательном социальном страховании”, а также “Об основах охраны здоровья граждан”.

Изменения заключались в том, что кроме единственного бумажного больничного на бланке по согласию пациента мог оформляться электронный больничный, причем это происходило официально, и этот документ был вполне законен.

Заполнение электронного документа производится хоть и в другом формате, но информация, вносимая в него, не отличается от бумажного варианта.

Полный перечень данных можно увидеть в приказе Минздрава 624н, в котором полностью регламентируется порядок заполнения документа.

Тут же сказано, что все данные должны быть заверены специалистами, но требование о том, что выходить за поля и закрывать их печатью нельзя, в этом виде документа попросту не нужно.

Образец заполнения бумажной формы

Заполнять стандартный бумажный листок нетрудоспособности несложно, для этого он разбит на две части, одна из которых предоставляется врачу, а другая — работодателю.

Врач пишет в своем разделе о названии медучреждения, его адресе, и регистрационном номере юрлица. Далее следует дата выдачи документа, ФИО пациента, его дата рождения, пол и причина нетрудоспособности согласно соответствующему классификатору.

Также врач указывает место труда человека, трудится он там по совместительству или в качестве основного места работы.

Если человек нарушал режим, об этом делается отметка, также, как и в случае, если его направили на медико-социальную экспертизу или положили в стационар.

Последним блоком будет указание периода освобождения от работы, должности врача и его ФИО, дата начала работы выводится отдельно, и остается только подписаться.

В блоке для работодателя оговариваются следующие данные:

  • наименование компании;
  • ее регистрационный номер и код подчиненности;
  • ИНН и СНИЛС работника;
  • страховой стаж за полное количество лет и месяцев;
  • за какой период нужно назначать пособие;
  • средняя заработная плата за два последних года, которые предшествуют текущему, а также заработок за день;
  • размеры пособия за счет работодателя, ФСС и итоговая сумма;
  • ФИО руководителя, бухгалтера и их подписи.

Пошаговая инструкция по заполнению электронного листа нетрудоспособности

Электронный листок нетрудоспособности заполнять не сложнее, чем бумажный вариант, в плюс к этому, можно не бояться случайных ошибок и порчи бланка. Врач заполняет документ, заходя в свою учетную запись и используя усиленную цифровую подпись.

Вся работа производится через личный кабинет на специальном сайте ФСС, куда нужно войти. Работодатель может воспользоваться системой только при регистрации в качестве юридического лица на сайте Госуслуг.

Дальнейшую работу можно структурировать таким образом:

  • каждая из организаций (ФСС, МСЭ, работодатель), заполняют свой блок данных;
  • первые записи делает врач, который отвечает за создание листка и его первоначальное заполнение;
  • при необходимости, то есть направлении на санаторное лечение, определении в стационар или назначении МСЭ для установления инвалидности, заполняется соответствующая вкладка;
  • работодателю отводится последняя по счету графа, он заполняет ее после получения номера документа от сотрудника, некоторые данные он вполне может взять из внутренних баз, чтобы ускорить заполнение;
  • документ отправляется в ФСС, и после этого сотруднику выплачиваются все денежные средства, которые были рассчитаны работодателем по стандартной процедуре.

Личный кабинет страхователя

В личном кабинете страхователя, то есть работодателя, ориентироваться несложно, в первую очередь следует авторизоваться для ведения работы.

Для этого используется учетная запись сервиса Госуслуги, на котором работодатель регистрируется только как юридическое лицо.

При входе на сайт становится доступен журнал больничных листов, в нем можно увидеть все закрытые, оплаченные документы, а также те, которые в процессе обработки. Тут же доступна и кнопка получения новых листов по коду, сообщаемому сотрудником.

Чтобы просмотреть конкретный документ, на него нужно кликнуть, после чего лист будет доступен для заполнения по вышеуказанной структуре.

Для тех бухгалтеров, которые заполняли бумажные документы, в информации не будет ничего нового, кроме метода ее внесения и передачи.

После нажатия кнопки сохранения информация будет передана дальше по цепочке, также специалист может закрыть листок, если там будут нарушения.

Хотя, если они будут, то врач попросту не оформит больничный, поскольку система электронных больничных — это ее и защита от коррупции.

Этап выплаты пособия

Выплата пособия, кроме конкретного размера, ничем не отличается от бумажного листка болезни, ведь с помощью единой системы его передать сотруднику не получится.

Учитывая, что большинство регионов, в которых действует электронный больничный, участвуют в пилотном проекте ФСС “Прямые выплаты”, то работодатель может заплатить человеку только свою часть.

Фонд социального страхования уплачивает пособие за все остальные дни, кроме первых трех, финансируемых работодателем. Это отличается от той системы, в которой работодатель должен был самостоятельно оплатить всю сумму пособия, а впоследствии востребовать с ФСС его часть.

Сроки оплаты больничного листа, хоть электронного, хоть бумажного — не отличаются. Назначить конкретную сумму пособия специалисты обязаны в десятидневный срок после получения листка, а выплатить должны при ближайшей заработной плате.

Поскольку ФСС не имеет таких проблем, то в рамках проекта “Прямые выплаты”, а также при электронных больничных, выплата производится в десятидневный период прямо человеку.

Как и все прочие структуры, ФСС должен удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) сразу при расчете, но только с той суммы, которую выплачивает сам.

Поскольку в электронной системе скорость передачи данных гораздо выше, то и выплата пособия произойдет намного быстрее, но при условии, что техника работает исправно, а специалисты умеют ей пользоваться.

Преимущества и недостатки системы

У электронных больничных есть как плюсы, так и минусы, которые влияют на удобство пользования таким видом документов:

Среди позитивных сторон можно отметить участие сотрудника в процессе формирования документа и его передачи минимальное;документы в электронном виде нельзя потерять, испортить, исправить;обмен данными построен по удобной схеме, которая позволяет за секунды назначать выплаты и отправлять информацию в ФСС;

процесс заполнения ЭЛН практически не отличается от бумажных документов, как и информация, которая туда вносится

Отрицательных сторон у этой системы на порядок меньше, но они достаточно ощутимы для пользователей для использования системы необходима квалификация сотрудников и техническая возможность, к чему готовы не все учреждения;
персональные данные человека передаются в электронную базу, которая имеет теоретическую возможность взлома

Электронные листки нетрудоспособности позволяют медикам и работодателям быстрее обрабатывать документы, назначать пособия и обслуживать сотрудников без причинения дискомфорта.

Чтобы работать в единой базе, все участники процесса должны иметь необходимое оборудование и навыки, а заполнение самих листов практически не отличается от бумажных вариантов, за исключением возможности править ошибки.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://posobieguru.ru/trudovoe-pravo/bolnichnyj/instrukcija-po-zapolneniju-jelektronnogo-lista-netrudosposobnosti/